هل انتابكم ذلك الشعور المحبط بعدم وجود وقت كاف لإنهاء كافة التزاماتكم في أحد الأيام؟ استحالة الحصول على أكثر من الساعات الأربع والعشرين الثابتة في كل يوم، و الشكوى من عدم وجود وقتٍ كافٍ لن تفيدنا بخلق المزيد من الوقت مثلاً لإنهاء كل ما نريد إنهائه. إذاً فلماذا يبدو وكأنه يوجد من ينجزون أعمالاً أكثر و يستثمرون وقتهم أفضل ممن سواهم؟ الجواب ببساطة هو “حُسن إدارتهم لأوقاتهم”، فحُسن إدارة الوقت هي واحدة من أكثر المهارات الحياتية المفيدة، والتي يمكن أن تتقدم بك كثيراً في حياتك لو أتقنتها، وذلك على المستويين المهني والشخصي على حد سواء.
نصائح وتوجيهات لتحسين مهارات إدارة الوقت والتنظيم:
تحديد الأهداف والأولويات بشكل واضح
قبل أن تتمكن من إدارة وقتك بشكل فعال والبقاء منظمًا، تحتاج إلى معرفة ما تعمل عليه، يعني حدد أهدافًا واضحة لنفسك، قصيرة المدى وطويلة المدى، وضعها في خانة أولى الأولويات، سيساعدك ذلك في التركيز على المهام و الأهداف وتحقيقها بسهولة.
إنشاء جدول زمني والالتزام به
بمجرد معرفة أهدافك وأولوياتك، قم بإنشاء جدول زمني يسمح لك بالعمل بشكل منظم ومنسق، استخدم التقويم أو المخطط لتحديد المهام والمواعيد، وركز على تخصيص الوقت للمهام الأكثر أهمية، التزم بجدولك بقدر الإمكان، لكن كن مرنًا بما يكفي لتعديله حسب الحاجة.
استخدام التكنولوجيا للمساعدة في الإدارة
هناك العديد من التطبيقات والأدوات التي يمكن استخدامها للمساعدة في إدارة الوقت والتنظيم، مثل التقويمات الإلكترونية وتطبيقات الملاحظات ومديري المهام وتطبيقات تنظيم المهام. استخدم الأدوات التي تناسب احتياجاتك وأسلوب عملك، ولا تتردد في تحديثها وتعديلها حسب الحاجة.
تجنب التسويف والتأجيل
التسويف والتأجيل من أكبر الأعداء لإدارة الوقت والتنظيم الجيد، إذا كانت هناك مهمة مزعجة تنتظر القيام بها، فتجنب تأجيلها واستبدلها بشيء يجعلك أكثر حماسة ونشاطًا.
الاستيقاظ مبكراً
من غير الممكن زيادة عدد ساعات يومك، لكن يمكنك الاستيقاظ مبكراً قليلاً لجعل يومك أطول نسبياً من ذي قبل، ومن الناحية الفسيولوجية المثالية تحتاج أجسادنا إلى التمتع بست إلى ثماني ساعات يومياً من النوم المريح حتى تتوفر لدينا مستويات الطاقة المُثلى، والعقل والجسم يستطيعان أن يتخذا قرارات أفضل وأن يؤديا بشكل أكثر كفاءة عندما يستريحان بالقدر الكافي.
حاول أن تثبت مواعيد النوم والاستيقاظ في كل يوم، وابدأ بضبط منبهك مبكراً بربع ساعة عما اعتدت عليه سابقاً- مع الحفاظ على العدد المناسب من ساعات النوم- ويمكنك بعد ذلك زيادة التبكير في وقت الاستيقاظ تدريجياً. وهذا الوقت الإضافي المبكر يمكنك الاستفادة منه في ممارسة إحدى الرياضات الخفيفة للتنشيط، أو في التأمل أو تحديد أولويات اليوم، أو حتى في ممارسة إحدى هواياتك المحببة إليك، وبالتدريج فسوف تزداد إنتاجيتك اليومية شيئاً فشيئاً.
لا تشتت نفسك بين أكثر من مهمة في نفس الوقت
عادة ما يفتخر بعض الأشخاص بقدرتهم على التعامل مع العديد من المهام المختلفة في نفس الوقت، والحقيقة أن هناك بعض الأخبار السيئة بالنسبة لهم، فوفقاً لبعض الدراسات الحديثة فإن الأقلية فقط من الأفراد هم من يمكنهم القيام بمهام متعددة في نفس الوقت بشكل فعال بحق. أما بالنسبة للغالبية العظمى المتبقية فإن تعدد المهام هو في الواقع تضييع لوقتهم وتقليل لجودة عملهم، وبالتالي تقليل لإنتاجيتهم الكلية.
الأشياء التي تتسبب في إهدار الوقت
حاول أن تبتعد أن الأشياء التي تسبب لك تشتت عن قيامك بأعمال مهمه فإن ذلك يزيد من احتمالية فقدانك لساعات كثيرة من الوقت، فمن أمثلة المشتتات التي لا تستطيع الاستغناء عنها على مدار يومك هي: (الموبايل)، لذا من الأفضل أن تقوم بإبعاد هاتفك ووضعه في أي مكان بعيد عندما تقوم بعمل مهم، أو أغلاق جميع تطبيقات الهاتف بالإضافة إلى تعليقه على وضع الصامت.
المواعيد غير المحددة
فيعد ذهابك لمواعيد غير محددة للفترة الزمنية لها عامل من العوامل التي قد تحدث كارثة في حياتك؛ خاصة إذا كنت تفعل ذلك باستمرار، فهي تهدر عدد كبير من الدقائق التي يصعب عليك تعويضها فيما بعد